Как наладить финансовое планирование в онлайн-школе: простая система без сложных терминов
Как наладить финансовое планирование в онлайн-школе: простая система без сложных терминов
Меня зовут Юлия Астраханцева, я финансист онлайн-школ. И в этой статье я покажу вам простую систему финансового планирования. Без сложных терминов. Без «воды». Только то, что реально работает.
Вы узнаете, с чего начать, чтобы перестать гадать с деньгами, и как шаг за шагом прийти к понятному финансовому плану на месяц вперёд.
История из практики: «Сделайте просто и понятно...»
Продюсер меня перебил: «Юля, вот это самое главное! Я хочу, чтобы у нас было всё понятно. Знаете, как для… ну, не в смысле "для дураков", а для людей, которые не хотят разбираться в сложностях. Я хочу видеть план: сколько мы получим в следующем месяце, сколько потратим. И чтобы это было настолько просто, что даже я пойму».
И он абсолютно прав. Собственнику не нужно быть финансовым директором. Ему нужен понятный план, который снимает тревогу и позволяет управлять деньгами, а не гадать.
Эта статья — именно такой план. Без сложных терминов. Только то, что реально работает.
- До 25-го числа каждого месяца:
- Отдел продаж присылает прогноз по выручке на следующий месяц
- Отдел маркетинга присылает бюджет на рекламу
- Производственный отдел присылает расходы на контент (методологи, кураторы, лекторы)
- Технический отдел присылает платежи за сервисы (GetCourse, телефония и т.д.)
- Я всё это свожу в Финансовый план к концу месяца.На выходе вы получаете просто понятную таблицу:
- Вот сколько денег планируем получить
- Вот сколько и на что потратим
- Вот сколько останется / вот где риски
Какие вопросы вам зададут сотрудники
Что планируем | Кто дает данные | Вопрос, который возникнет у них | Наш ответ / Логика |
Прогноз по выручке | Отдел продаж (РОП) | "Сколько лидов вы мне дадите?" | Зависит от маркетинга |
Бюджет на рекламу / Лиды | Отдел маркетинга | "Какой бюджет вы готовы выделить?" | Маркетинг считает лидов исходя из утвержденного бюджета |
Расходы на сервисы | Технический отдел / Админ | "Какие сервисы должны работать?" | GetCourse, телефония, CRM — все с датами списаний |
Расходы на производство | Производственный отдел | "Какие новые модули/уроки записываем?" | Оплаты методологам, кураторам, лекторам |
Финансовое планирование по дням: у каждого отдела — свой дедлайн
Сроки | Кто | Что делает | Что предоставляет | Кому |
До 15 числа текущего месяца | Собственники / Продюсер | Утверждают бюджет на рекламу на следующий месяц и календарь мероприятий | 🔹 Цифру: сколько денег выделяем на рекламу 🔹 Календарь: запуски, вебинары, начало/окончание курсов | Отделу маркетинга + Финансисту |
15 – 20 числа | Отдел маркетинга | Планируют: сколько лидов приведут и как потратят бюджет — по дням и каналам | 🔹 Прогноз по лидам 🔹 Разбивка по датам: когда и сколько нужно денег на рекламу | Отделу продаж + Финансисту |
20 – 25 числа | Отдел продаж | Считают прогноз по выручке на следующий месяц — исходя из лидов и календаря | 🔹 Прогноз поступлений по дням / неделям | Финансисту |
До 25 числа | Производственный отдел | Смотрят календарь мероприятий и дают расходы на контент | 🔹 Оплаты методологам, кураторам, лекторам — с датами | Финансисту |
До 25 числа | Технический отдел | Смотрят, какие сервисы будут активны, и дают платежи | 🔹 Оплаты GetCourse, телефонии и др. — с датами списаний | Финансисту |
25 – 30/31 числа | Финансист | Собирает всё в единый финансовый план | 🔹 Готовая таблица: все приходы и расходы | Собственникам / Продюсеру |
Ключевой момент: первый ход за вами
Обратите внимание: в этой цепочке первый ход — за собственником или продюсером.
Если до 15-го числа нет:
- решения по бюджету на рекламу
- понятного календаря мероприятий (запуски, курсы, вебинары)
…то дальше система не запускается:
❌ Маркетинг не может посчитать лидов
❌ Продажи не могут дать прогноз по выручке
❌ Финансист не может собрать финансовый план
Ваша задача — не просто прочитать этот план, а сделать первый шаг: до 15-го числа утвердить бюджет на рекламу и календарь. Без этого всё остальное теряет смысл.
Как прийти к идеальной схеме: начать с малого
Всё, что я описала выше — это идеальная картина. К ней можно и нужно прийти.
Но если вы попробуете внедрить её завтра с утра… честно? Скорее всего, вы столкнетесь с саботажем.
И это не потому, что сотрудники плохие.
А потому, что они, как и вы, только что прочитали эту статью. У них нет привычки планировать. Им страшно. Им непонятно, с какого боку подойти. И знаете что? Это нормально.
Поэтому мы не пытаемся объять необъятное. Мы идём к идеальной схеме маленькими шагами.
В управлении это называется цикл Деминга. Звучит сложно, а на деле — проще пареной репы:
Plan → Do → Check → Act
Планируем → Делаем → Проверяем → Корректируем.
Забываем про лиды, воронки, конверсии.
Мы делаем только одно: каждый четверг собираем план расходов на следующие две недели.
Ответственные присылают в Telegram сообщение. Три строчки:
дата — сумма — за что.
Всё. Без фанатизма.
Потому что люди:
- привыкают к самому факту планирования
- получают опыт: «в прошлый раз я написала — и это реально оплатили вовремя»
- перестают тревожиться
- начинают доверять процессу
А когда есть доверие — можно двигаться дальше.
Потом — прогноз по лидам от маркетинга.
Потом — всё остальное.
И только когда все отделы научатся давать свои цифры в срок, мы выходим на ту самую идеальную картину:
до 25-го числа все данные у меня, к концу месяца — готовый финансовый план на месяц вперёд.
Я покажу дальше.
Без сложных CRM. Без гигантских Excel-таблиц.
Только сообщения в Telegram и один простой ритуал по четвергам.
Начинаем с простого: 3 шага, чтобы запустить планирование уже на этой неделе
- Шаг 1. Назначьте ответственных (ЦФО)Определите, кто в вашей команде отвечает за деньги в своем отделе
- Маркетинг - ФИО
- Производство (методологи, кураторы, лекторы) - ФИО
- Технические сервисы (GetCourse, телефония, CRM) - ФИО
- Шаг 2. Соберите встречу (на 30-40 минут)Пригласите всех ответственных и скажите примерно следующее: «Коллеги, мы вводим планирование расходов. Это нужно, чтобы у нас всегда были деньги на зарплату, сервисы, и никаких сюрпризов.
Каждый четверг до 18:00 ответственные пишут, что и когда будем оплачивать в ближайшие две недели. Формат самый простой: дата — сумма — за что.
Первый месяц просто пробуем, потом посмотрим, как нам стало легче. Вопросы?» - Шаг 3. Как выглядит план каждый четвергКаждый четверг до 18:00 (мск) ответственные присылают директору/продюсеру сообщение с платежами на следующие две недели (с понедельника по следующее воскресенье).
Пример:- 5 марта (чт) → план на с 9 по 22 марта
- 12 марта (чт) → план на с 16 по 29 марта
Сообщение от 05.03.26 года
Платежи на 14 дней (с 9 по 22 марта):
10 марта — 50 000 Яндекс.Директ
15 марта — 30 000 Таргетолог
20 марта — 15 000 СМС-рассылка (перед вебинаром 21 марта)
А если сейчас совсем хаос?
Если вы узнали свой бизнес в этом описании, если ваши отделы говорят на разных языках, а деньги «испаряются» — то начать планирование с нуля может быть страшно. Непонятно, какие расходы были в прошлом месяце, какие будут в следующем.
Тогда самый быстрый способ — сначала увидеть реальную картину движения денег за прошлый месяц.
Вместе мы настроим отчёт, вы увидите все свои доходы и расходы «как на ладони» — и получите базу для внедрения той самой системы планирования, которую я описала выше.
Подписывайтесь, кому актуально)
